Máte pocit, že se celý den honíte a seznam úkolů, které máte udělat, se nijak nekrátí? Stává se vám, že po celém dni nevíte, co jste vlastně dělali, když nic není hotovo? Nebo se jen chcete zamyslet, jestli byste nemohli začít něco dělat trochu jinak, abyste měli dobrý pocit z hotové práce? Přinášíme pár tipů, které fungují pro nás, a vám třeba také pomohou.

 

Mít vše hotovo (Getting Things Done)

 

Metoda Davida Allena získala velkou popularitu ve světe i u nás a mnoho lidí na ni přísahá a tvrdí, že jim dokonce od základu změnila život. V čem tedy tkví jeho „Umění produktivity bez stresu“?

Podle Allena je náš mozek výborný ve vymýšlení věcí, ale špatný v ukládání informací. Pokud ho tedy zbytečně zatěžujeme tím, aby si pamatoval všechny naše úkoly a termíny, ubíráme mu kapacitu na to, aby dělal to, v čem je nejlepší – tedy úkoly opravdu řešil.
Nejlepším řešením je podle něj tedy mozek vyčistit a kapacitu mu uvolnit. Jenom myšlení na to, co musím kdy udělat, vede ke snížení soustředění, a to k prokrastinaci. Proto Allen doporučuje, abyste svůj mozek přestali používat jako sklad informací.

1. Sesbírej
Sepište si všechny úkoly, které vám „straší v hlavě“. Je jedno, jestli k tomu použijete papír a tužku, některý z online nástrojů na správu úkolů nebo krabičku a kartičky. Napište si opravdu všechno – malé i větší úkoly, pracovní i soukromé, každodenní i zatím nerealizované sny. Uvolní vám to mozkovou kapacitu, abyste se mohli plně věnovat řešení.

2. Zpracuj
Když jsme všechen nepořádek dostali z hlavy, je třeba se na něj podívat a stejně jako při úklidu domácí zaneřáděné komory se rozhodnout, co si schováme a co vyhodíme. U každé napsané „záležitosti“ si tedy řekněte, jestli je v danou chvíli realizovatelná nebo ne. Pokud ne, buď ji zahoďte (smažte), nebo odložte na jindy. Pokud ano, rozhodněte se, jaký další krok byste měli podniknout, abyste se její realizaci přiblížili. Pokud to zabere méně než dvě minuty, udělejte to rovnou. Pokud to zabere více času a je to možné, položku ze seznamu delegujte. Pokud ji není možné delegovat, přidejte ji na seznam úkolů, na kterých začnete pracovat.

3. Zorganizuj
Teď je čas se připravit. Když máte hodně věcí, které musíte vyřídit, je naprosto normální, že na nich začnete pracovat, místo abyste se na chvíli zastavili a vše si nejprve promysleli. Ale tím, že si jako první rozvrhnete svůj čas, získáte jasnější představu o tom, co je třeba udělat a jaké další kroky budou následovat. Díky tomu potom budete postupovat po úkolech rychleji. Udělejte si více seznamů a úkoly do nich seskupte – např. e-maily, které je třeba vyřídit, telefonáty, zprávy, které je třeba napsat…

4. Zhodnoť
Krásně roztříděné seznamy, jsou skvělé, ale pokud se k nim pravidelně nevracíte a neupravujete je, budou vám jen přibývat, a to také není právě produktivní. Proto své seznamy úkolů pravidelně procházejte, abyste mohli určit, co právě nejvíce zaslouží vaši pozornost. Pomůže vám to správně nastavovat priority a také zabráníte tomu, že seznam úkolů, které jste měli mít hotové před x-týdny, začne narůstat do gigantických rozměrů.

5. Udělej
A teď jednoduše začněte úkoly plnit. Vytvořili jste si systém, tak ho využijte. Odškrtávání položek na seznamu podle priorit je totiž tak skvělý pocit, že se na něm časem stanete závislými.

Zaujala vás metoda GTD a chtěli byste se o ní dozvědět víc? Kniha Davida Allena „Mít vše hotovo – Umění produktivity bez stresu“ vyšla v revidovaném vydání v roce 2015. Promítl do něj své zkušenosti, které nasbíral za roky její aplikace a výuky. Nebo se podívejte na stránky gtd.sk či mitvsehotovo.cz. Od roku 2016 je díky vydavatelství Jan Melvil publishing kniha dostupná i v českém překladu.

 

 

Uzavřené seznamy

 

Jednoduše zaveditelnou změnou do našeho pracovního systému jsou tzv. uzavřené seznamy. Každý večer si předem rozplánujte seznam věcí, které byste měli mít druhý den hotové. Od starých známých „to-do-listů“ se ale liší tím, že na ně už druhý den nic nepřipisujete, ale ani nic nemažete. Uzavřený seznam by měl obsahovat několik dlouhodobých úkolů, úkoly, kterým končí termín, rutinní úkoly a „zbytek“. Takto si rozplánujte 60-80 procent pracovního dne. Vždy se totiž najdou nečekané, ale urgentní úkoly nebo se některý ze seznamu zkomplikuje a zabere více času, než jste počítali. Plánováním pouhé většiny dne si vytvoříte rezervu.

Ze začátku není jednoduché si uzavřený seznam úkolů připravovat tak, aby přesně vyšel na den. Často naplánované úkoly zaberou více času a nepodaří se je splnit – zkuste tedy plánovat kratší seznam. Pokud vám úkoly trvají déle, než chcete, zkuste se zaměřit na vlastní efektivitu. Třetí obvyklou příčinou bývá, že vám mnohem více času, než počítáte, zaberou neplánované úkoly. Zkuste zjistit proč, a přesunout co nejvíc z nich do „plánovatelného“ šuplíku.

 

Zastavte se a pochvalte se

 

Občas se v koloběhu dní pod přívalem informací ani nestačíme zastavit. Máme pocit, že kouli soukromých i pracovních úkolů stále valíme před sebou a neustále se strachujeme a myslíme na věci, které budeme muset udělat. Zkuste se někdy posadit a během pár minut si pomítnout svůj den. Vybavte si alespoň v hlavě vše, co jste dnes od rána udělali. Zjistíte, že toho je určitě celkem dost! Pochvalte se za to!

 

První pomoc ve stavu paniky

 

Asi každý někdy zažil stav, kdy mu v hlavě vyskakovaly všechny možné katastrofické myšlenky, až ho přemohl pocit, že to prostě nemůže všechno zvládnout. V takovou chvíli se zkuste „uzemnit“ – potřebujete se plně vrátit do reality a být pouze tady a teď. Zkuste si v tu chvíli uvědomit něco, co vidíte, něco, co slyšíte, vůni, kterou cítíte, chuť, kterou vnímáte, a pocit, který právě máte. Buďte ale konkrétní. Pojmenujte přesně, co právě zažíváte. Mozek se na to zaměří, váš tep se zklidní a můžete zase pokračovat v díle, abyste dnes večer měli radost z hotové práce – jedno jaké!